Trong những năm qua, UBND tỉnh Khánh Hòa đã luôn quan tâm, chỉ đạo và kịp thời ban hành nhiều văn bản pháp quy làm cơ sở cho việc tổ chức và hoàn thiện hệ thống pháp lý về văn thư, lưu trữ trên địa bàn. Đặc biệt, kể từ khi Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua vào ngày 11/11/2011, việc tuyên truyền, vận động được quan tâm đẩy mạnh đã giúp cho công tác lưu trữ tại tỉnh dần đi vào nề nếp. Nhiệm vụ công tác lưu trữ được quan tâm chú trọng ở nhiều cơ quan, đơn vị, tổ chức, địa phương. Đội ngũ công chức, viên chức, người lao động làm công tác lưu trữ ngày càng phát triển cả về số lượng và chất lượng; công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ được quan tâm; kế hoạch chỉnh lý, sắp xếp tài liệu được xây dựng và ban hành giúp cho tài liệu được sắp xếp, bảo quản một cách khoa học, nhờ đó phục vụ nhanh, hiệu quả nhu cầu khai thác tài liệu.

          Trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nhằm póp phần vào phát triển sự nghiệp lưu trữ ngày một hiện đại, ngày 11 tháng 5 năm 2016, UBND tỉnh Khánh Hòa đã ban hành Quyết định phê duyệt Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa (giai đoạn 2016-2021). Đây là bước đột phá trong công tác lưu trữ tại tỉnh Khánh Hòa vì tài liệu sau khi số hóa sẽ được bảo vệ vĩnh viễn mà không lo lắng về việc tài liệu cũ đi hay chịu tác động của môi trường bên ngoài. Số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vì chỉ cần nhập từ khóa chính để tìm kiếm tài liệu dữ liệu thay vì bỏ hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm tài liệu. Bên cạnh đó, số hóa tài liệu còn góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực lưu trữ vì tài liệu sau khi được số hóa sẽ được lựa chọn và công bố trên trang thông tin điện tử nên người dân và tổ chức khi có nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học… sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục trực tuyến ở mức độ 4 sẽ đọc được tài liệu trực tuyến mà không cần đến trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để tra cứu.

           Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa (giai đoạn 2016-2021) còn là tiền đề để nhân rộng mô hình số hóa tài liệu và áp dụng vào quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh trong giai đoạn tiếp theo, từ đó đảm bảo thực hiện đúng quy định của Chính phủ về lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Vì vậy, có thể nói số hóa tài liệu là giải pháp tối ưu và hết sức cần thiết cho hoạt động lưu trữ trong thời kỳ đẩy mạnh khoa học công nghệ như hiện nay./. 

Tác giả: Trần Thị Hồng Vân