Thực hiện Quyết định số 358/QĐ-SNV ngày 18 tháng 12 năm 2017 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ban hành Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 và Thông báo số 43/TB-VTLT ngày 07 tháng 3 năm 2018 của Chi cục văn thư - Lưu trữ về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đợt 1 năm 2018.

      Từ ngày 10/4/2018 đến hết ngày 17/4/2018, Đoàn Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu tại 06 cơ quan, gồm: Tòa án nhân dân huyện Vạn Ninh, Viện Kiểm sát nhân dân huyện Vạn Ninh, Chi cục Thuế huyện Khánh Vĩnh, Kho bạc Nhà nước Khánh Vĩnh, Chi cục Thuế huyện Khánh Sơn và Bảo hiểm xã hội huyện Khánh Sơn là các cơ quan ngành dọc đóng tại các địa phương cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

      Đoàn Kiểm tra gồm: ông Nguyễn Văn Ba - Phó Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ được ông Lưu Ngọc Phi - Phó Giám đốc Sở Nội vụ ủy quyền làm Trưởng đoàn; Lãnh đạo, chuyên viên, nhân viên Phòng Nghiệp vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ làm thành viên và tại các địa phương có sự tham dự của đại diện Phòng Nội vụ cấp huyện. 

       Về phía các cơ quan được kiểm tra có Lãnh đạo và chuyên viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ làm việc với Đoàn.

Ông Nguyễn Văn Ba - Trưởng đoàn triển khai
công tác kiểm tra văn thư, lưu trữ tại Chi cục Thuế huyện Khánh Vĩnh

          Công tác kiểm tra tập trung vào các nội dung tại Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 của Sở Nội vụ; trong đó quan tâm việc thực hiện 04 nhiệm vụ thường xuyên và 04 nhiệm vụ trọng tâm trong phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 của tỉnh Khánh Hòa tại Công văn số 1601/UBND ngày 09/02/2018 của UBND tỉnh và việc thực hiện các quy định mới về công tác văn thư, lưu trữ như Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 404/QĐ-UBND ngày 02/02/2018 của UBND tỉnh về việc ban hành Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa… Đồng thời khảo sát, hướng dẫn một số nghiệp vụ cơ bản trong công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan.

        Trên cơ sở báo cáo của các cơ quan và trực tiếp tiến hành kiểm tra thực tế tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Đoàn kiểm tra đánh giá về cơ bản công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan thực hiện tương đối tốt như: Đã phổ biến, quán triệt một số văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; bố trí nhân viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện tốt công tác lập hồ sơ chuyên môn, bố trí Kho lưu trữ. Một số cơ quan thuộc ngành Thuế, Kho bạc đã được cơ quan chủ quản quan tâm cấp kinh phí chỉnh lý một phần tài liệu.

Tài liệu của Kho bạc Nhà nước Khánh Vĩnh đã được chỉnh lý khoa học

          Tuy nhiên, do thiếu nhân sự, chủ yếu người làm công tác văn thư, lưu trữ là kiêm nhiệm, hầu hết chưa qua các lớp tập huấn, đào tạo nghiệp vụ, hạn chế trong việc hướng dẫn, tham mưu trong công tác văn thư, lưu trữ nên đa số cơ quan, đơn vị còn gặp nhiều hạn chế, lúng túng trong quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến, mẫu sổ đăng ký văn bản chưa theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và lập hồ sơ công việc. Nhiều lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; chưa ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan; hồ sơ hành chính mới lập sơ bộ hoặc lưu theo tập văn bản đi, tập văn bản đến chưa được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Các cơ quan ngành Tòa án, Viện kiểm sát và Bảo hiểm xã hội có tài liệu tương đối nhiều nhưng chưa tiến hành chỉnh lý khoa học.

Tài liệu của Tòa án nhân dân huyện Vạn Ninh có số lượng nhiều và thời gian khá lâu

         Kết luận tại các buổi làm việc, Đoàn Kiểm tra kiến nghị các cơ quan tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được, khắc phục những tồn tại, hạn chế và có những quan tâm, chỉ đạo hơn nữa đối với công tác văn thư, lưu trữ; nhất là công tác lập hồ sơ công việc, quan tâm bố trí kinh phí xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan; bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích và các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

          Sau đợt kiểm tra, Đoàn Kiểm tra sẽ giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh tăng cường công tác hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh./.