Thực hiện Quyết định số 395/QĐ-SNV ngày 30 tháng 11 năm 2015 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc Ban hành Kế hoạch kiểm tra công tác VTLT năm 2016 và Thông báo số 84/TB-VTLT ngày 13 tháng 6 năm 2016 của Chi cục VTLT về việc kiểm tra công tác VTLT Đợt 1 năm 2016. Từ ngày 05/7/2016 đến hết ngày 20/7/2016, Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu tại 15 cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa, trong đó có Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo trực thuộc Sở Nội vụ, Ban Quản lý Khu du lịch Bán đảo Cam Ranh và 12 đơn vị là các cơ quan ngành dọc đóng tại địa phương mới thuộc nguồn nộplưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
        Đoàn kiểm tra gồm: ông Nguyễn Văn Ba - Phó Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ được ông Lưu Ngọc Phi - Phó Giám đốc Sở Nội vụ ủy quyền làm Trưởng đoàn, Lãnh đạo, chuyên viên Phòng Nghiệp vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ là thành viên, và tại các địa phương có sự tham dự của đại diện Phòng Nội vụ cấp huyện.

                  Kiểm tra công tác VTLT tại Viện kiểm sát nhân dân thành phố Nha Trang

         Công tác kiểm tra tập trung vào các nội dung: theo kế hoạch kiểm tra công tác VTLT năm 2016 của Sở Nội vụ, trong đó quan tâm việc thực hiện 03 nhiệm vụ thường xuyên và 05 nhiệm vụ trọng tâm trong phương hướng, nhiệm vụ công tác VTLT năm 2016 của tỉnh Khánh Hòa tại Công văn số 231/UBND ngày 14/01/2016. Đồng thời khảo sát, hướng dẫn một số nghiệp vụ cơ bản trong công tác VTLT cho các cơ quan, đơn vị mới thuộc nguồn nộp lưu và Lưu trữ lịch sử tỉnh.

         Qua kiểm tra cho thấy lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đã có sự quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ như: đã phổ biến, quán triệt một số văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; bố trí nhân viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ. Các cơ quan ngành dọc thực hiện tốt công tác lập hồ sơ chuyên môn, áp dụng Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành, bố trí Kho lưu trữ, một số cơ quan thuộc ngành Thuế, Kho bạc đã được ngành quan tâm cấp kinh phí chỉnh lý một phần tài liệu.

                                                
                            Đoàn kiểm tra tại Kho Lưu trữ Chi cục Thuế thị xã Ninh Hòa và
                                       Viện kiểm sát nhân dân thành phố Nha Trang

           Tuy nhiên, do thiếu nhân sự, chủ yếu người làm công tác VTLT là kiêm nhiệm, hầu hết chưa qua các lớp tập huấn, đào tạo nghiệp vụ, hạn chế trong việc hướng dẫn, tham mưu trong công tác VTLT nên đa số cơ quan, đơn vị còn gặp nhiều hạn chế, lúng túng trong quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến, mẫu Sổ chưa theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và lập hồ sơ công việc. Nhiều lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; chưa ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan; hồ sơ hành chính mới lập sơ bộ hoặc lưu theo tập văn bản đi, tập văn bản đến chưa được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

           Sau đợt kiểm tra, Đoàn kiểm tra sẽ giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh tăng cường công tác hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh./.

Nguyễn Thị Thu Hòa