Thực hiện Quyết định số 395/QĐ-SNV ngày 30 tháng 11 năm 2015 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc Ban hành Kế hoạch kiểm tra công tác VTLT năm 2016. Từ ngày 08/9/2016 đến ngày 18/10/2016. Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Đợt 2 năm 2016 tại 30 cơ quan, đơn vị tại các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa (bao gồm 14 xã, phường, 11 phòng, ban chuyên môn cấp huyện và 05 trường học).

Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Quản lý Đô thị - TP. Cam Ranh

         Đoàn kiểm tra gồm: ông Nguyễn Văn Ba - Phó Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ được ông Lưu Ngọc Phi - Phó Giám đốc Sở Nội vụ ủy quyền làm Trưởng đoàn, Lãnh đạo, chuyên viên Phòng Nghiệp vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ là thành viên, và tại các địa phương có sự tham dự của đại diện Phòng Nội vụ cấp huyện và đại diện Phòng Giáo dục và Đào tạo (đối với các cơ sở giáo dục công lập). 

         Công tác kiểm tra tập trung vào các nội dung: theo kế hoạch kiểm tra công tác VTLT năm 2016 của Sở Nội vụ, trong đó quan tâm việc thực hiện 03 nhiệm vụ thường xuyên và 05 nhiệm vụ trọng tâm trong phương hướng, nhiệm vụ công tác VTLT năm 2016 của tỉnh Khánh Hòa tại Công văn số 231/UBND ngày14/01/2016, trong đó đi sâu vào hướng dẫn lập hồ sơ công việc và tổ chức lưu trữ tại Kho cho các cơ quan, đơn vị.

         Qua kiểm tra cho thấy: Đa số các đơn vị được kiểm tra quan tâm tuyên truyền, triển khai quán triệt thực hiện các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đã tạo sự chuyển biến về nhận thức và trách nhiệm của từng cán bộ, công chức trong việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; các đơn vị đã bố trí được cán bộ kiêm nhiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị; đã lập được các loại sổ quản lý văn bản đi, đến, các Phòng ban chuyên môn cấp huyện và UBND cấp xã đã áp dụng rộng rãi E-office quản lý và chuyển giao văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản cơ bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV; mua sắm các trang thiết bị như hộp, cặp, giá để tài liệu bảo quản an toàn tài liệu; một phần hồ sơ tài liệu đã được chỉnh lý khoa học, đưa lên giá kệ gọn gàng, thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu.

  
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại kho

            Tuy nhiên, qua kiểm tra cũng phát hiện những hạn chế, yếu kém, thể hiện: một số cơ quan, đơn vị chưa ban ban hành được các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ cơ quan; chưa thực hiện được việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; bản lưu văn bản tại văn thư một số cơ quan, đơn vị còn chưa đóng dấu; công tác chỉnh lý tài liệu tích đống chưa được thực hiện tốt, chưa bố trí kho lưu trữ để bảo quản tài liệu, tài liệu giấy còn để chung với các vật dụng khác trong kho.

 Tài liệu giấy còn để chung với các vật dụng khác trong Kho tạm
tại Ban QL Dự án các công trình Xây dựng - huyện Khánh Vĩnh

          Với những tồn tại, hạn chế nêu trên, Đoàn Kiểm tra đã kiến nghị các đơn vị: Khắc phục ngay các hạn chế, thiếu sót đã được Đoàn Kiểm tra kết luận tại buổi làm việc với từng cơ quan, đơn vị; kiến nghị các đơn vị chưa lập hồ sơ công việc phải thực hiện tích cực, đưa công tác lập hồ sơ là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc để bình xét thi đua cho công chức hàng năm; bố trí phòng, kho bảo quản tài liệu, vệ sinh kho, tránh trường hợp làm hư hại và thất lạc tài liệu; đối với công tác chỉnh lý tài liệu các cơ quan, đơn vị cần chủ động xây dựng dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định; hàng năm bố trí kinh phí để phục vụ cho công tác VTLT đặc biệt là hoạt động về công tác lưu trữ, để thực hiện công tác văn thư lưu trữ ngày càng tốt hơn./.