Hội thảo do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức ngày 30/10/2012 tại Tp. Hồ Chí Minh.

Để sưu tầm tài liệu quý, hiếm của Việt Nam và về Việt nam ở trong nước và nước ngoài, bổ sung vào Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam được thống nhất, hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong đấu tranh bảo vệ chủ quyền biên giới và hải đảo, việc đưa ra các căn cứ xác thực, có tính pháp lý từ tài liệu lưu trữ làm bằng chứng thuyết phục để khẳng định chủ quyền biển đảo của Việt Nam, đặc biệt là chủ quyền đối với hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa là việc làm hết sức cần thiết.

Ngày 30 tháng 10 năm 2012 tại Tp. Hồ Chí Minh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức Hội thảo “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam”. Tham dự Hội thảo có gần 70 đại biểu và 23 báo cáo viên đến từ các cơ quan: Ủy Ban Biên giới Quốc gia (Bộ Ngoại giao), Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, Bộ Công an, Bảo tàng Lịch sử Quốc gia Việt Nam, Lưu trữ Bộ Quốc phòng, Trung tâm Tư liệu (Đài Truyền hình Việt Nam), Ban Tư liệu (Đài Truyền hình Thành phố Hồ Chí Minh), các Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Ninh, Bắc Giang, Hải Phòng, Quảng Bình, Quảng Nam, Đà Nẵng, Khánh Hoà, tp. Hồ Chí Minh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Cần Thơ, An Giang, Bình Thuận, Vĩnh Long, một số nhà khoa học, lãnh đạo, một số công chức, viên chức nghiệp vụ đang công tác tại các đơn vị chức năng và sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Đến với Hội thảo còn có các phóng viên của các cơ quan thông tấn, báo chí: Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại tp. Hồ Chí Minh, Đài Truyền hình thành phố Hồ Chí Minh, VTC6, Thông tấn xã Việt Nam, Báo Sài Gòn Giải phóng, Báo điện tử Vn. Express,  Báo Tuổi trẻ.

Tại Hội thảo đã có 16 báo cáo tham luận được trình bày và các ý kiến trao đổi, thảo luận của các nhà quản lý, cán bộ khoa học nghiệp vụ đến từ Uỷ ban Biên giới Quốc gia (Bộ Ngoại giao), Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm UNESCO Nghiên cứu và Bảo tồn Văn hoá Chăm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh: Bình Định, Kiên Giang, Ninh Thuận và các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Các tham luận tập trung vào 3 nội dung chính:

- Tổng kết, đánh giá công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trong thời gian qua;

- Giới thiệu nguồn sử liệu quý, hiếm hiện đang lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, các nhân;

- Trao đổi, đề xuất các giải pháp nhằm đẩy mạnh công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm và khai thác hiệu quả nguồn tư liệu quý hiện đang được lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cá nhân.

Tại Hội thảo các tham luận đã xác định hiện nay tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đang bảo quản nhiều tài liệu quý khẳng định chủ quyền của Việt Nam về Hoàng Sa và Trường Sa như việc Triều đình Nhà Nguyễn cử người đi khảo sát, đo đạc, vẽ bản đồ ở Hoàng Sa, Triều đình Nhà Nguyễn cứu thuyền buôn nước ngoài gặp nạn ở Hoàng Sa và Trường Sa, các nghị định, quyết định thiết lập chế độ hành chính ở các địa phương biên giới và các hải đảo như Hoàng Sa và Trường Sa…

Đây là những tài liệu có giá trị đặc biệt, là những minh chứng hùng hồn, có tính lịch sử và pháp lý liên quan đến vấn đề toàn vẹn lãnh thổ, lãnh hải thiêng liêng của dân tộc. Song, những tài liệu này vẫn còn nằm trong kho lưu trữ, chưa được khai thác.Việc công bố, giới thiệu những tài liệu này sẽ phát huy tối đa giá trị trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Sau khi trao đổi và thảo luận, Hội thảo đã thống nhất một số vấn đề sau:

Một là, công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ở trong nước và ngoài nước thời gian qua đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Bước đầu đã sưu tầm, bổ sung được nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị vào Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Hai là, tại các cơ quan, tổ chức và cá nhân, gia đình, dòng họ ở trong nước cũng như ngoài nước hiện đang lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Trong thời gian tới, thông qua việc triển khai thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước sẽ có điều kiện để triển khai thực hiện đồng bộ, hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

Ba là, tại bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia (thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) hiện đang bảo quản một khối lượng không nhỏ tài liệu lưu trữ liên quan đến chủ quyền lãnh thổ Việt Nam nói chung và về chủ quyền của Việt Nam tại hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa nói riêng.

Bốn là, thời gian tới, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần phối hợp chặt chẽ hơn nữa với các cơ quan, tổ chức, cá nhân để tăng cường sưu tầm, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Việt Nam và về Việt Nam; đặc biệt là các tài liệu lưu trữ liên quan đến chủ quyền của Việt Nam.

Một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu, thống nhất đó là:

- Hoàn thiện cơ chế, chính sách về sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Cụ thể là xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết về nội dung chi, mức chi cho công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm (chế độ thăm hỏi, bồi dưỡng, khen thưởng đối với các cá nhân, gia đình, dòng họ hiến tặng tài liệu…); xây dựng văn bản quy định cụ thể về tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ quý, hiếm; quy trình đánh giá, thẩm định tài liệu lưu trữ sưu tầm được;

- Mở rộng phương thức điều tra, khảo sát và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước và ngoài nước để sưu tầm được nhiều hơn nữa các tài liệu lưu trữ về Việt Nam. Tăng cường hoạt động trao đổi danh mục tài liệu trên cơ sở các thoả thuận, biên bản ghi nhớ giữa Lưu trữ Việt Nam và Lưu trữ các nước;

- Tiếp tục duy trì và tăng cường việc điều tra, khảo sát, sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở nước ngoài, đặc biệt là tại các nước có nhiều tài liệu về Việt Nam;

- Xác định, lựa chọn một cơ quan quản lý thống nhất khối tài liệu lưu trữ đã sưu tầm được; tránh sự chồng chéo về nội dung, địa điểm và tài liệu sưu tầm; lãng phí về thời gian, kinh phí, nhân lực;

- Xây dựng một lưu trữ chuyên đề về biên giới, hải đảo nhằm phục vụ đắc lực, kịp thời cho công cuộc đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh thổ Việt Nam trên trường quốc tế;

- Chú trọng đến công tác xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu lưu trữ quý, hiếm đã sưu tầm được; đồng thời, tăng cường phát huy giá trị của khối tài liệu này. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay, cần tăng cường quảng bá, giới thiệu tài liệu lưu trữ về chủ quyền của Việt Nam;

 - Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ sưu tầm tài liệu không chỉ có chuyên môn, nghiệp vụ về công tác lưu trữ mà còn thành thạo về ngoại ngữ của nước đến sưu tầm tài liệu, có kiến thức về lịch sử Việt Nam đọc và sử dụng thành thạo các phương tiện kỹ thuật phục vụ quá trình điều tra, khảo sát và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm./.