Hoạt động dịch vụ nội bộ

Sau khi đại dịch được tuyên bố vào tháng 3 năm 2020, các cơ quan lưu trữ lớn và nhỏ tiếp tục duy trì công việc với điều kiện làm việc đảm bảo. Các biện pháp nhằm ngăn chặn dịch bệnh bảo đảm an toàn cho con người được áp dụng như: chỗ ngồi cách xa nhau, lắp đặt các bức tường chắn, làm việc theo ca hoặc online tại nhà; các cộng tác viên trên 60 tuổi hoặc mắc bệnh mãn tính tạm thời nghỉ làm và trẻ em nghỉ học không đến trường. Đến tháng 4, tháng 5 năm 2020, các cơ quan Lưu trữ gần như hoạt động bình thường trở lại, các nhân viên vừa làm việc tại văn phòng và ở nhà (điện thoại và các thiết bị có kết nối mạng đã đưa vào hỗ trợ công tác làm việc từ xa). Những thay đổi gây ra do đại dịch Covid-19 trong các cơ quan lưu trữ đã ảnh hưởng nhiều đến các quy trình nghiệp vụ nội bộ. Tuy nhiên phần lớn các công việc thuộc về chuyên môn lưu trữ như: chuyển giao, tiếp nhận tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác tài liệu và xử lý các nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ phải cần sự tham gia trực tiếp của các nhân viên và cán bộ làm công tác lưu trữ.

Công việc chuyên môn lưu trữ

            Nhìn chung tất cả các hoạt động thuộc về chuyên môn lưu trữ đều bị ảnh hưởng và hạn chế bởi đại dịch Covid-19, cụ thể là:

            - Công tác chuyển giao tiếp nhận nguồn tài liệu của các cơ quan, tổ chức: Các cơ quan lưu trữ nhà nước cũng như các cơ quan lưu trữ tư nhân đều gặp khó khăn trong công tác thu thập, tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, tổ chức giao nộp dẫn đến khó khăn trong việc tiếp nhận tài liệu có giá trị vào Lưu trữ lịch sử. Việc tiếp cận với các cơ quan giao nộp tài liệu bị ảnh hưởng bởi các cuộc nói chuyện hoặc các buổi làm việc trực tiếp giữa các bên phải hoãn hoặc hủy bỏ do không được tiếp xúc trực tiếp hoặc ban hành lệnh cấm đi công tác.

             - Bảo quản tài liệu lưu trữ: Do thiếu hụt nhân viên, đặc biệt là trong thời gian đầu đóng cửa đã có tác động tiêu cực đến kết quả công việc. Tuy nhiên, điều này đã sớm được khắc phục bởi Bộ Văn hóa và Truyền thông liên bang Đức đã kịp thời và tích cực đưa ra những biện pháp hỗ trợ đối với những dự án bảo quản tài liệu lưu trữ.

              - Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Việc tiếp cận các phòng đọc là rất khó khăn và độc giả phải mất rất nhiều thời gian chờ đợi mới có thể tiếp cận những bản số hóa hoặc bản sao tài liệu lưu trữ. Theo đánh giá, tất cả các cơ quan lưu trữ nhà nước có thể duy trì 100% khả năng tiếp cận qua hình thức điện tử và qua đường bưu điện. Vì vậy, việc đóng cửa các phòng đọc không ảnh hưởng tới các độc giả. Tuy vậy, các phòng đọc của các cơ quan lưu trữ đã đóng cửa trong một khoảng thời gian quá dài: lệnh phong tỏa toàn quốc lần thứ nhất là đến giữa tháng 3 năm 2020 (các phòng đọc đã đóng cửa trong thời gian ít nhất là 5 tuần, có nơi còn đến 9 tuần); lệnh phong tỏa toàn quốc lần thứ hai đến đầu tháng 11 năm 2020 (các phòng đọc đã đóng cửa trong thời gian ít nhất là 6 tuần có khi lên đến 5 tháng). Hiện nay, các phòng đọc đã mở cửa trở lại. Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu phải tuân theo các quy định về phòng chống dịch bệnh như: đăng ký trước khi đến phòng đọc, đảm bảo chỗ ngồi giãn cách, đeo khẩu trang.... Những yêu cầu đặt ra như trên cùng với sự đóng cửa quá lâu của các phòng đọc đã tạo ra một số ý kiến không hài lòng của độc giả và họ đã phản ánh trên trang Web của cơ quan lưu trữ. Theo một cuộc khảo sát đã chỉ ra một số kết quả về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

              + Trong thời gian áp dụng lệnh phong tỏa lần thứ nhất, Lưu trữ bang Nordrhein - Westfalen có số lượng độc giả sử dụng các cổng thông tin điện tử lưu trữ đã giảm xuống khoảng 20%. Tuy nhiên tình hình này sớm được khắc phục. Trong thời gian áp dụng lệnh phong tỏa lần thứ hai, số lượt độc giả truy cập vào các trang Web trực tuyến tăng lên đáng kể.

               + Các cơ quan lưu trữ của các bang đưa ra con số thống kê trong phạm vi nội bộ: Năm 2020 yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ trong các phòng đọc đã giảm xuống trung bình là 16% so với năm trước. Số lượt độc giả đến phòng đọc giảm đi 41%. Tuy nhiên, các yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ qua đường bưu điện lại tăng lên 10%. Do dịch bệnh, các độc giả phải tăng cường sử dụng tài liệu dạng số phục vụ nhu cầu nghiên cứu học tập của họ, tuy nhiên không phải tất cả các cơ quan lưu trữ đều công bố những dữ liệu số trên mạng Internet. Số lượt độc giả truy cập vào ngân hàng dữ liệu tìm kiếm Arcinsys của Lưu trữ bang Hessen đã tăng lên 18% và Lưu trữ bang Nordrhein - Westfalen là 40%.

                - Công tác giáo dục và truyền đạt lịch sử vốn rất quan trọng đối với các cơ quan lưu trữ. Tuy nhiên, do đại dịch Covid trong năm 2020 - 2021 công tác này cũng bị ảnh hưởng nhiều và gần như bế tắc. Theo một cuộc khảo sát đối với các cơ quan lưu trữ vùng miền của bang Baden-Württemberg cho thấy, gần một nửa số cơ quan lưu trữ vẫn duy trì tổ chức những sự kiện trực tiếp dưới các hình thức như: thuyết trình, tổ chức các chuyến tham quan, hội nghị, triển lãm, … 2/3 các cơ quan lưu trữ nhà nước cung cấp các sự kiện được hỗ trợ kỹ thuật số hoặc kết hợp Internet, bao gồm: các cuộc hội thảo và các khóa đào tạo nâng cao. Các sự kiện tổ chức dưới hình thức trực tuyến này thường được hoan ngênh nồng nhiệt. Điều này thúc đẩy các cơ quan lưu trữ xem xét về những hình thức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công chúng qua các phương tiện truyền thông xã hội.

                Một số cơ quan lưu trữ không hoàn toàn ủng hộ sự phát triển theo hướng mới này, tuy nhiên các cơ quan lưu trữ nên tăng cường mở cửa những hình thức giới thiệu tài liệu lưu trữ khác nhau. Theo kết quả cuộc khảo sát vào năm 2020 có khoảng 1/3 các cơ quan lưu trữ vùng miền của bang Baden-Württemberg đã tăng cường các hoạt động này và 1/5 các cơ quan lưu trữ thuộc bang cho rằng các phương tiện xã hội có một ý nghĩa to lớn trong công tác giáo dục lịch sử. Sự giao tiếp thông qua các phương tiện truyền thông sẽ mang đến nhiều triển vọng lâu dài với công tác giáo dục và truyền đạt lịch sử.

               Kết quả cuộc khảo sát vào tháng 7 năm 2021 đã chỉ ra một xu hướng rằng: Có đến một nửa các cơ quan lưu trữ vùng miền đã tăng cường hình ảnh của họ trên mạng Internet thông qua các trang chủ hoặc cung cấp các cơ sở dữ liệu cũng như trên các phương tiện xã hội - trước tiên là bởi công cụ Facebook và Instagram; ba trong số tám cơ quan lưu trữ bước đầu đã sản xuất các file âm thanh và các video hình ảnh. Các cơ quan lưu trữ tiểu bang đã chuyển sang giao tiếp thông qua phương tiện kỹ thuật số nhiều hơn: 11/13 cơ quan lưu trữ tiểu bang đã tăng cường sự hiển thị trên Internet, 10/14 cơ quan quản lý lưu trữ đã bước đầu và tiếp tục sản xuất các file âm thanh và các video hình ảnh.

Kết luận

               Các cơ quan lưu trữ của Đức có đối phó tốt với cuộc khủng hoảng Corona không? Những kết quả có được như mong đợi hay không? Câu hỏi này có thể trả lời rằng họ đã đối phó tương đối tốt đối với những thách thức do đại dịch gây ra cụ thể như: bố trí làm việc online tại nhà, sử dụng các công cụ giao tiếp kỹ thuật số; tổ chức các sự kiện trực tuyến, linh hoạt trong công tác chuyên môn ví dụ: công tác phục vụ độc giả từ xa, sử dụng các bản số hóa; tăng cường áp dụng các phương tiện xã hội.... Có thể thấy rằng đại dịch xảy ra khiến các cơ quan lưu trữ bắt buộc phải áp dụng và sử dụng những phương tiện kỹ thuật số trong hoạt động của họ để khắc phục những khó khăn. Điều này cũng tạo ra một sự thúc đẩy tích cực trong công tác lưu trữ số đối với các cơ quan lưu trữ của Đức./.

------------------

Nguồn: Tạp chí Der Archivar số 4/2021, tác giả Andreas Hedwig,https://www.archive.nrw.de/sites/default/files/media/files/archivar_4_21.pdf