Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị của Công ty Xăng dầu Phú Khánh tại Công văn số 765/PLXPK-TCHC ngày 14/6/2018, từ ngày 10/7/2018 đến ngày 12/7/2018 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa đã tham mưu Sở Nội vụ tiến hành thẩm tra thực tế tình hình tài liệu hết giá trị đề nghị tiêu hủy (tài liệu hết giá trị được bảo quản tại 03 nơi, gồm: Chi nhánh Xăng dầu Ninh thuận, Chi nhánh Xăng dầu Phú Yên và trụ sở làm việc của Công ty Xăng dầu Phú Khánh)

       Đoàn thẩm tra do ông Nguyễn Văn Ba -  Phó Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ làm Trưởng đoàn và lãnh đạo, nhân viên Phòng Nghiệp vụ làm thành viên.

Đoàn thẩm tra tài liệu hết giá trị làm việc tại Chi nhánh Xăng dầu Ninh Thuận

        Hồ sơ, tài liệu hết giá trị đã được Hội đồng Xác định giá trị tài liệu của Công ty Xăng dầu Phú Khánh xem xét, kiểm tra và thống nhất đề nghị cho tiêu hủy với tổng số lượng là 2492 bó (tương đương 129 mét tài liệu), thời gian từ năm 1974 đến năm 2010, cụ thể như sau:

- Tài liệu tại trụ sở Công ty Xăng dầu Phú Khánh: 269 bó tương đương 26 mét, thời gian từ năm 2004 đến năm 2010; thành phần tài liệu gồm hóa đơn, chứng từ kế toán và phiếu xuất kho.

- Tài liệu tại Chi nhánh Xăng dầu Phú Yên: 1216 bó tương đương 53 mét, thời gian từ năm 1988 đến năm 2001; thành phần tài liệu gồm chứng từ, hóa đơn kế toán, bảng kê xuất, nhập hàng, phiếu thu, chi, các loại sổ theo dõi nhập, xuất hàng, nhật biên, chi tiết tài khoản, theo dõi vật tư, bán hàng…

- Tài liệu tại Chi nhánh Xăng dầu Ninh Thuận: 1007 bó tương đương 50 mét, thời gian từ năm 1974 đến năm 2006; thành phần tài liệu gồm phiếu thu, chi, hợp đồng mua bán xăng dầu, chứng từ kế toán, các loại sổ theo dõi nhập, xuất hàng, nhật biên, chi tiết tài khoản, theo dõi vật tư, bán hàng….

       Đoàn thẩm tra đã kiểm tra, đối chiếu nội dung, thời gian của những hồ sơ, tài liệu trong Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị tiêu hủy để đảm bảo tài liệu được tiêu hủy đúng thành phần, đúng thời gian quy định. Qua thực tế thẩm tra cho thấy không có những tài liệu thuộc năm 1974 của bó số 1 và các Quy định, Quyết định của Công ty Xăng dầu Phú Khánh năm 1975 thuộc hồ sơ số 3 của bó số 563 là những tài liệu phô tô không phải bản chính hay bản gốc.

                 Tài liệu hết giá trị tại Chi nhánh Xăng dầu Ninh Thuận

            Sau khi thảo luận ý kiến các thành viên, Trưởng đoàn thẩm tra kết luận toàn bộ hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy của Công ty Xăng dầu Phú Khánh đã hết thời hạn bảo quản nên thống nhất đề nghị Sở Nội vụ đồng ý cho tiêu hủy nhưng Công ty phải hoàn chỉnh Danh mục tài liệu hết giá trị (loại khỏi Danh mục bó số 1 và đánh lại số thứ tự các bó) và gửi về Chi cục để hoàn thiện thủ tục trình Sở Nội vụ đồng ý cho tiêu hủy./.