Thực hiện Phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa tại Công văn số 10193/UBND ngày 19/12/2016 và Kế hoạch tổ chức Lớp Tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.

          Ngày 10/11/2017, Sở Nội vụ đã tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ tại Hội trường Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh. Nội dung tập trung triển khai Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Chỉ thị số 25/CT-UBND ngày 09/12/2016 của UBND tỉnh về việc chấn chỉnh tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa; Hướng dẫn quy trình chỉnh lý tài liệu giấy tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001: 2000 và Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Hướng dẫn cách thức nộp lưu hồ sơ, tài liệu trực tuyến mức độ 3 đối với thủ tục Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy và thủ tục Tiếp nhận tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Hướng dẫn cách thức báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ trực tuyến.

Quang cảnh lớp tập huấn

           Đến tham dự Lớp Tập huấn có ông Lưu Ngọc Phi - Phó Giám đốc Sở Nội vụ, bà Nguyễn Thị Thu Hà - Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ và sự có mặt của 163 học viên là công chức, viên chức, nhân viên của các cơ quan: Văn phòng UBND tỉnh; các Sở, ban ngành và các đơn vị QLNN trực thuộc; các đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; các cơ quan ngành dọc thuộc tỉnh; các phòng chuyên môn thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố; Công an tỉnh, Cảnh sát PCCC tỉnh; Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh.

Ông Lưu Ngọc Phi - Phó Giám đốc Sở Nội vụ phát biểu chỉ đạo tại Lớp tập huấn

             Phát biểu tại Lớp Tập huấn, ông Lưu Ngọc Phi - Phó Giám đốc Sở Nội vụ đã đặc biệt nhấn mạnh đến công tác triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ trên địa bàn tỉnh trong thời gian tới; cụ thể đề nghị các học viên tham dự Lớp Tập huấn tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, đơn vị chỉ đạo công chức, viên chức, nhân viên tuân thủ pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về lập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; phấn đấu đến hết năm 2021 các ngành, các cấp trên địa bàn tỉnh giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước; bố trí công chức, viên chức chuyên môn làm công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng.

            Tại Lớp tập huấn, bà Trần Thị Hồng Vân - Trưởng phòng Nghiệp vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã hướng dẫn quy trình chỉnh lý tài liệu giấy sơ bộ, Hướng dẫn cách thức nộp lưu hồ sơ, tài liệu trực tuyến mức độ 3 đối với thủ tục Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy, thủ tục Tiếp nhận tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Hướng dẫn cách thức báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ trực tuyến.

            Đặc biệt các học viên tham gia Lớp Tập huấn được chia làm 12 nhóm (07 nhóm cấp huyện và 05 nhóm cấp tỉnh) trực tiếp thực hành các bước lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu theo bộ mẫu. Hầu hết các cơ quan, đơn vị còn khó khăn hạn chế trong việc lập được hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định, vì vậy công tác này được đông đảo học viên quan tâm, thảo luận rất sôi nổi, được chuyên viên Chi cục và các nhóm trưởng hướng dẫn cụ thể, trực tiếp.

Học viên tham gia thực hành lập hồ sơ tại Lớp tập huấn

           Qua buổi tập huấn, các học viên tham dự của các cơ quan, đơn vị đã nắm được những yêu cầu cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian đến và có những kỹ năng về phân loại, sắp xếp sơ bộ hồ sơ, tài liệu, quy trình chỉnh lý tài liệu, cách thức nộp hồ sơ trực tuyến mức độ 3, báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến. Các Báo cáo viên cũng đã rất nhiệt tình hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc của học viên.

            Trong thời gian tới Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ tiếp tục nghiên cứu, tham mưu Sở Nội vụ, UBND tỉnh tổ chức nhiều lớp tập huấn, mở rộng đối tượng tham dự để công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Khánh Hòa ngày càng đi vào nề nếp và phát triển trong thời gian tới./.