Thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa (giai đoạn 2016-2021) đã được UBND tỉnh phê duyệt tại Quyết định số số 1211/QĐ-UBND ngày 11/5/2016, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa đã ký hợp đồng xây dựng Phần mềm quản lý tài liệu số hóa với Công ty TNHH Phần mềm và Tư vấn Kim Tự Tháp (viết tắt là Công ty PSC) tại thành phố Hồ Chí Minh.

          Ngày 26/12/2016, Công ty PSC đã tổ chức giới thiệu và tập huấn Phần mềm quản lý tài liệu số hóa cho toàn thể lãnh đạo, công chức, viên chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Ông Đặng Lương Thọ - Nhân viên của Công ty PSC đang hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý tài liệu số hóa

       Phần mềm quản lý tài liệu số hóa được xây dựng nhằm mục đích quản lý có hệ thống những tài liệu được số hóa và phục vụ công tác khai thác, tra tìm được nhanh chóng, khoa học. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phần mềm cho phép cập nhật, phân quyền, sao lưu, phục hồi dữ liệu lưu trữ; tìm kiếm, mượn, trả, quản lý và duyệt tài liệu mượn; thông báo, quản lý hệ thống kho lưu trữ; giám sát các hoạt động; chức năng cập nhật, chuyển đổi dữ liệu từ Excel, Lotus Note… Phần mềm còn hỗ trợ thêm chức năng cho phép khai thác và đọc tài liệu trực tuyến giúp cho cá nhân và tổ chức có thể tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại nếu có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử.

Quang cảnh lớp tập huấn sử dụng Phần mềm quản lý tài liệu số hóa

     Tại buổi tập huấn, lãnh đạo, công chức, viên chức đã được nghe giới thiệu tổng quan về phần mềm, những tính năng chi tiết và hướng dẫn tiến hành thao tác cụ thể trên phần mềm và trao đổi những vấn đề còn vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung trong quá trình sử dụng thử nghiệm. Kết thúc buổi tập huấn, lãnh đạo Chi cục VTLT đề nghị Công ty PSC tiếp tục điều chỉnh một số tính năng của phần mềm theo như ý kiến của học viên để phù hợp với đặc thù công việc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

     Dự kiến trong năm 2017, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ chính thức đưa vào sử dụng Phần mềm quản lý tài liệu số hóa sau khi đã mua sắm đầy đủ trang thiết bị chuyên dụng để số hóa tài liệu. Việc đưa vào sử dụng Phần mềm sẽ giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí, nhân lực phục vụ công tác khai thác, tra tìm tài liệu. Qua đó, giúp hạn chế việc sử dụng tài liệu giấy giúp nâng cao hơn nữa tuổi thọ của những tài liệu có giá trị vĩnh viễn của tỉnh./.