Thực hiện Quyết định số 560/QĐ-SNV ngày 19/12/2014 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ban hành Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2015. Từ ngày 11/8/2015 đến ngày 23/9/2015 Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Đợt 2 năm 2015 tại 30 cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa

                 
                                       Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại
                                   Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Ninh Hòa

           Đoàn kiểm tra gồm: ông Nguyễn Văn Ba - Phó Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ được Ông Lưu Ngọc Phi - Phó Giám đốc Sở Nội vụ ủy quyền làm Trưởng đoàn và lãnh đạo, chuyên viên phòng Nghiệp vụ. 

           Công tác kiểm tra tập trung vào các nội dung: thực hiện 07 nhiệm vụ thường xuyên và 05 nhiệm vụ trọng tâm trong Phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 của UBND tỉnh Khánh Hòa tại Công văn số 1161/UBND-VTLT ngày 27/02/2015, trong đó đi sâu vào hướng dẫn lập hồ sơ công việc và tổ chức lưu trữ tại Kho cho các cơ quan, đơn vị.

  
  Đoàn kiểm tra làm việc tại Kho Lưu trữ Phường Cam Phúc Nam - Thành phố Cam Ranh

         Qua kiểm tra cho thấy các huyện, thị xã thành phố đã chỉ đạo, triển khai tốt các văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác VTLT như Luật Lưu trữ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 30/01/2015 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc đẩy mạnh công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.

         Tại các cơ quan, đơn vị được kiểm tra đã có sự quan tâm, nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ; hầu hết đã phổ biến, quán triệt các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; bố trí nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Một số xã, phường đã bố trí được Kho lưu trữ trang bị giá, kệ, tủ hồ sơ. Phòng Văn hóa và Thông tin huyện Diên Khánh, Khánh Vĩnh, Trung tâm Bảo trợ xã hội huyện Khánh Vĩnh, Ban Quản lý Công trình Công cộng và Môi trường Đô thị huyện Diên Khánh đã lập được hồ sơ công việc.

         Bên cạnh đó, nhiều cơ quan, đơn vị vẫn còn hạn chế, đặc biệt trong công tác lưu trữ; hồ sơ hành chính chưa được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan; không có kho lưu trữ để bảo quản, một số kho tạm không được quan tâm, dọn dẹp vệ sinh; tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống chưa có chế độ bảo quản tốt dẫn đến ố vàng, mối mọt, nguy cơ hư hỏng cao phổ biến tại các xã; việc chỉnh lý tài liệu rất khó khăn.

                 
         Tài liệu đen, ố, vàng tại Kho lưu trữ Văn phòng HĐND và UBND huyện Vạn Ninh

               
                Tài liệu lưu trữ tại Kho tạm UBND xã Diên Toàn, huyện Diên Khánh

Nguyên nhân chính là do thiếu nhân sự, thiếu kinh phí, thiếu cơ sở vật chất; cán bộ, công chức, viên chức còn lúng túng trong quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chưa có chế tài đủ mạnh để xử phạt các hành vi vi phạm Luật Lưu trữ./.

                                                                                                          Nguyễn Thị Thu Hòa