Để giảm bớt giấy tờ, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu quả của công tác báo cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa đã chỉ đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ xây dựng Phần mềm báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ.

       Phần mềm là hệ thống giúp cho các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa báo cáo trực tuyến số liệu thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ. Phần mềm được đưa vào sử dụng là bước đột phá trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin đối với lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại Khánh Hòa giúp tiết kiệm chi phí và làm giảm thời gian tổng hợp số liệu báo cáo thống kê hàng năm. Trước đây việc thực hiện báo cáo thống kê được thực hiện thủ công, hàng năm Sở Nội vụ và Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố phải mất nhiều thời gian, công sức để rà soát, tổng hợp số liệu thống kê của trên 500 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn báo cáo. Đồng thời, các cơ quan, đơn vị phải tốn kém chi phí để gửi báo cáo số liệu thống kê về cơ quan quản lý để tổng hợp. Quan trọng hơn, do chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác thống kê nên số liệu báo cáo của một số cơ quan, đơn vị chưa sát thực tế, nhiều đơn vị sử dụng số liệu năm trước để báo cáo lại do đó gây khó khăn cho công tác tổng hợp số liệu của cơ quan quản lý và không phản ánh được thực tế tình hình công tác văn thư và tài liệu lưu trữ hàng năm tại cơ quan, đơn vị. 

Giao diện đăng nhập Phần mềm báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ

       Phần mềm báo cáo thống kê trực tuyến đã giúp khắc phục được những nhược điểm này. Dự kiến phần mềm sẽ chính thức đưa vào sử dụng kể từ tháng 11 năm 2017. Phần mềm sẽ được giới thiệu và hướng dẫn sử dụng tại Lớp tập huấn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ trong tháng 11 năm 2017 để các cơ quan, đơn vị nắm vững được quy trình thực hiện. Theo đó, nội dung tập huấn chủ yếu tập trung hướng dẫn cho cơ quan, đơn vị thực hiện việc đăng nhập theo tài khoản được cấp, tạo biểu mẫu báo cáo, tổng hợp số liệu báo cáo và gửi báo cáo trực tuyến.         

       Việc triển khai thực hiện hiệu quả Phần mềm báo cáo trực tuyến sẽ góp phần thực hiện thành công Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước giai đoạn 2016-2020, Nghị quyết của Chính phủ về Chính phủ điện tử./.