Thi hành Chỉ thị số 25/CT-UBND ngày 09/12/2016 của UBND tỉnh Về việc chấn chỉnh tình trạng tài liệu tồng đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa; theo chỉ đạo của UBD tỉnh, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm rà soát, xác định lĩnh vực, tài liệu cần thiết phải lưu trữ tập trung, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên ngành, lĩnh vực, xác định rõ nguồn kinh phí chỉnh lý tài liệu. Để xây dựng danh mục thành phần tài liệu ưu tiên chỉnh lý và có cơ sở báo cáo UBND tỉnh xem xét, hỗ trợ một phần kinh phí chỉnh lý tài liệu trước khi nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiến hành khảo sát thực tế tài liệu tại 05 Sở: Tài nguyên và Môi trường; Kế hoạch và  Đầu tư; Xây dựng; Sở Lao động Thương binh và Xã hội, Tài chính từ ngày 28 đến ngày 30/3/2017.

Đoàn khảo sát làm việc với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

Tài liệu tồn đọng, tái tồn đọng, tích đống là vấn đề rất bức xúc của các Sở ngành sản sinh nhiều tài liệu như Sở Kế hoạch và Đầu tư, Xây dựng, Tài chính. Số lượng tài liệu ngày càng tăng làm thu hẹp diện tích làm việc của công chức. Nhiều tài liệu tại Kho và các phòng làm việc tái tồn đọng từ năm 2004 đến nay tiếp tục tái tồn đọng nhưng các Sở không có khả năng tự sắp xếp cũng không thể bố trí kinh phí thuê, khoán chỉnh lý theo quy định. Nhiều hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản lưu trữ nhưng không dám đề nghị tiêu hủy.

Kho lưu trữ Sở Xây dựng có nhiều tài liệu ố, vàng nguy cơ hư hỏng cao 

  
Số lượng hồ sơ, tài liệu quá lớn, công chức bị hạn chế chỗ làm việc tại Sở Xây dựng

Tài liệu tại Kho lưu trữ Sở Tài chính

Tài liệu đang chờ xác định giá trị tài liệu trước khi tiêu hủy

Kho lưu trữ Sở Kế hoạch và Đầu tư

Trước tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống của các Sở, ngành nói riêng và của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh nói chung, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ tiếp tục tham mưu Sở Nội vụ, UBND tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, đơn vị và thành phần tài liệu cần được ưu tiên chỉnh lý, đảm bảo lưu trữ tài liệu tại cơ quan và nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đúng theo quy định./.