1. Ngành lưu trữ trước kỷ nguyên Công nghiệp 4.0: triển vọng và thách thức

Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (Công nghiệp 4.0) đang trở thành xu thế phát triển tất yếu và tác động sâu rộng đến sự phát triển của tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.

Đối với ngành lưu trữ, dựa trên nền tảng công nghệ số và tích hợp các công nghệ thông minh, kỷ nguyên Công nghiệp 4.0 với sự ra đời của công nghệ “siêu tự động hóa” và kỹ thuật số, hứa hẹn tạo ra sự “đột phá” làm thay đổi phương thức, quy trình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ. Cụ thể:

– Công nghệ siêu tự động hóa với sự hội tụ giữa ứng dụng vật lý và trí tuệ nhân tạo, tạo ra khả năng thay đổi phương thức quản lý tài liệu thông qua quá trình hình thành kho lưu trữ “thông minh”. Trong đó, hệ thống giá kệ, hộp,… cố định với đặc tính cồng kềnh, nặng nề và chiếm dụng nhiều không gian lưu trữ được thay thế bằng hệ thống tự động hóa cho phép sử dụng tối đa dung tích kho; đồng thời, kết hợp với công nghệ mã hóa hồ sơ, đưa đến sự chuyển biến phương thức quản lý, tra cứu, tìm kiếm tài liệu trong các kho lưu trữ từ thủ công qua hệ thống điều khiển tự động.

– Sự phát triển của công nghệ số tạo ra sự “đột phá” trong tổ chức khai thác sử dụng tài liệu thông qua việc chuyển đổi mô hình lưu trữ từ truyền thống sang lưu trữ số (hay lưu trữ điện tử). Mà ở đó, sự kết hợp giữa siêu dữ liệu (BigData) với công nghệ kết nối trên các nền tảng khác nhau tạo ra hệ thống lưu trữ trong không gian ảo và môi trường Internet kết nối vạn vật (Internet of Things, IoT) – môi trường tạo ra sự kết nối, tương tác giữa các hệ thống lưu trữ không gian ảo và giữa hệ thống lưu trữ không gian ảo với con người theo thời gian thực. Với sự thay đổi căn bản phương thức quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trong đó, tài liệu giấy được chuyển sang dạng tài liệu số, cho phép tự động hóa nhiều khâu nghiệp vụ trọng yếu, đảm bảo bảo hiểm tài liệu, hạn chế tối đa việc khai thác trên bản gốc kéo dài tuổi thọ của tài liệu; cung cấp kịp thời, nhanh chóng, chính xác thông tin tài liệu lưu trữ đến người dùng và tạo ra sự kết nối thống nhất siêu dữ liệu lưu trữ quốc gia.

Tuy nhiên, thực trạng ngành lưu trữ Việt Nam nhìn từ thực tế công tác quản lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (Trung tâm) đặt ra nhiều thách thức trên con đường hiện đại hóa tiềm cận với cách mạng công nghiệp lần thứ 4.

Trung tâm đang gìn giữ hơn 14.000 mét giá với hàng trăm triệu trang tài liệu của hơn 186 phông lưu trữ. Nhưng về cơ bản, công tác quản lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu vẫn hoàn toàn dựa vào phương thức thủ công, truyền thống. Tại kho bảo quản, các phông lưu trữ được sắp xếp theo các khu vực dựa trên các tiêu chí về: loại hình, chất liệu và thời gian tài liệu,… Trong đó, tài liệu của một phông lưu trữ được hệ thống hóa thành các hồ sơ và ghi số ký hiệu từ 01 đến hết; 1 đến 10 hồ sơ được bảo quản trong 01 hộp tài liệu (các hộp được đánh số từ 01 đến hết phông lưu trữ). Với hơn 186 phông lưu trữ, Trung tâm phải quản lý 200 bộ ký hiệu hộp tài liệu, cùng 200 bộ ký hiệu của hàng trăm ngàn hồ sơ. Trong khi, công tác quản lý dựa hoàn toàn vào ghi chép thủ công qua các bộ sổ, phiếu, như: sổ kiêm kê tài liệu, sổ quản lý ra vào kho, sổ xuất – nhập tài liệu. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu bước đầu đã ứng dụng CNTT, nhưng mới dừng lại ở việc tra cứu thông tin cấp 2 (tra cứu mục lục hồ sơ) và về cơ bản là khai thác sử dụng thủ công trên bản gốc tài liệu. Do đó, hạn chế rất lớn về không gian cũng như hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu (Độc giả chỉ có thể khai thác tài liệu tại phòng Đọc và một tài liệu chỉ có thể phục vụ cho một độc giả trong một thời điểm).

Thực trạng trên đặt ra nhiều vấn đề cần có sự chuẩn bị trước cho việc ứng dụng công nghệ công tin vào hoạt động lưu trữ. Trong đó, cấp bách là vấn đề số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu cho toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia; đồng thời, nổi lên những vấn đề liên quan đến bản quyền tài liệu số, tính pháp lý của tài liệu số, cũng như vấn đề an ninh mạng, bảo mật và bảo toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong môi trường IoT. Do đó, để xây dựng hệ thống lưu trữ không gian ảo đòi hỏi phải giải quyết đồng thời các thách thức đặt ra. Đó là:

– Thách thức về cơ sở pháp lý: Chính phủ và các cơ quan thẩm quyền đã nhận thức rất rõ tầm quan trọng của số hóa tài liệu trong lộ trình xây dựng chính phủ điện tử. Quan điểm, chủ trương của Nhà nước Việt Nam là ưu tiên phát triển công nghệ thông tin, đưa việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý lên cấp độ cần thiết và bắt buộc. Nhưng hiện nay chưa có văn bản mang tính quy phạm pháp luật riêng biệt, quy định chi tiết, đầy đủ các nội dung liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ và ứng dụng CNTT vào quản lý tài liệu lưu trữ hay lưu trữ số. Vì vậy, cần thiết phải xây dựng hoàn thiện cơ sở pháp lý, cụ thể là các quy định pháp luật về: chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra đối với tài liệu lưu trữ, chuẩn trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống để việc ứng dụng CNTT đạt được hiệu quả như mong đợi, phù hợp với sự phát triển của thời đại khoa học và công nghệ.

– Thách thức về hạ tầng kỹ thuật và giải pháp công nghệ: sự phát triển của cách mạng công nghệ dẫn đến sự thay thế tốc độ cao hạ tầng và giải pháp công nghệ về phương tiện, phương thức lưu trữ và bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cũng như hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường IoT. Do đó, trong lựa chọn giải pháp công nghệ vào quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đặt ra nhiều thách thức về vấn đề giá trị tài liệu số, bản quyền tài liệu số, an toàn cơ sở dữ liệu và bảo quản tài liệu số. Do đó, vấn đề bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu, chuẩn trao đổi thông tin… có liên quan đến việc tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử luôn cần được đặt ra.

– Thách thức về nguồn lực: Các lưu trữ quốc gia đang quản lý khối lượng lớn tài liệu lưu trữ và phần lớn chưa số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu. Mà để số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu cho toàn bộ khối lượng tài liệu lưu trữ quốc gia đòi hỏi sự đầu tư nguồn kinh phí, nhân lực và vật lực rất lớn. Trong đó, cần đặc biệt chú trọng đến yếu tố nhân lực. Bởi con người (nhân lực) – là nguồn lực then chốt, có vai trò tiên quyết, quyết định đến thành công của hoạt động ứng dụng công nghệ vào hoạt động lưu trữ. Tuy nhiên, nguồn nhân lực lưu trữ hiện nay đang đặt ra một số tồn tại, bất cập đối với việc tiếp cận, ứng dụng công nghệ trong kỷ nguyên Công nghiệp 4.0.

2. Thực trạng nguồn nhân lực lưu trữ: nhìn nhận từ đội ngũ viên chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, được giao quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia tại khu vực phía Nam của đất nước.

Trung tâm hiện có 72 viên chức và người lao động, bố trí trong 9 phòng chuyên môn và đa số được phân công làm việc phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Cụ thể, viên chức qua đào tạo lưu trữ và ngoại ngữ được bố trí tại các phòng Bảo quản, Chỉnh lý, Thu thập, phòng Đọc; viên chức qua đào tạo lịch sử làm việc tại phòng Công bố; viên chức qua đào tạo tin học ở phòng Tin học – Công cụ tra cứu;… Đội ngũ lãnh đạo Trung tâm có tuổi đời khá trẻ, 2/3 thành viên Ban Giám đốc và 11/15 trưởng, phó các đơn vị ở độ tuổi 40 trở xuống.

Cơ cấu trình độ chuyên môn nghiệp của của đội ngũ viên chức Trung tâm gồm: 7% sau đại học, 81% đại học và 12% qua đào tạo cao đẳng, trung cấp. Trong đó, viên chức qua đào tạo nhóm ngành khoa học xã hội nhân văn (Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Lịch sử, ngoại ngữ,…) chiếm ưu thế với 90%; viên chức qua đào tạo nhóm ngành kỹ thuật công nghệ (tin học, điện – điện tử, sinh hóa,…) chiếm 10%. Ngoài các viên chức đào tạo chuyên ngành ngoại ngữ, trình độ ngoại ngữ của đội ngũ viên chức Trung tâm khá thấp. Đại đa số có trình độ Anh ngữ ở bậc thấp, với khả năng giao tiếp giản đơn và chưa thể đọc hiểu tài liệu ngoại ngữ.

Cơ cấu độ tuổi, Trung tâm có: 24% viên chức từ 45 tuổi trở lên, 47% viên chức từ 30-45 tuổi và 29% viên chức dưới 30 tuổi.

Về thu nhập, thu nhập bình quân của đội ngũ viên chức, người lao động Trung tâm đạt 7 triệu/tháng/người. Tuy nhiên, số viên chức có mức lương dưới 5 triệu/tháng – mức lương chưa đảm bảo điều kiện sinh hoạt tối thiểu của người lao động chiếm đại đa số. Trong khi, phần lớn viên chức Trung tâm có tuổi đời trẻ, từ ngoại tỉnh vào thành phố Hồ Chí Minh lập nghiệp, chưa có nhà ở. Do đó, điều kiện sinh hoạt và đời sống kinh tế gặp khó khăn.

Qua một số thống kê, cho phép chúng tôi đi đến nhận định về đặc điểm và hạn chế của đội ngũ viên chức Trung tâm như sau:

Một là, viên chức trẻ chiếm ưu thế, là điều kiện thuận lợi cho Trung tâm trong việc tiếp cận và ứng dụng công nghệ. Tuy nhiên, từ cơ cấu lứa tuổi cũng cho thấy có “khoảng cách” khá lớn giữa các thế hệ tại Trung tâm nên sự kế thừa kinh nghiệm cả về chuyên môn và quản lý tương đối thấp.

Hai là, đội ngũ viên chức Trung tâm đã qua đào tạo chuyên môn nghiệp vụ nhưng có sự chênh lệch khá lớn giữa các nhóm ngành đào tạo, nhất là sự thiếu hụt nguồn nhân lực về khoa học kỹ thuật và công nghệ. Đồng thời, trong thực trạng chung của đất nước, do hạn chế trong công tác đào tạo, đội ngũ viên chức Trung tâm (chủ yếu là viên chức trẻ) giỏi lý thuyết, nhưng kém về năng lực thực hành và ứng dụng công nghệ cao vào quá trình lao động, kém về ngoại ngữ và hạn chế trong việc thích nghi môi trường làm việc có áp lực.

Ba là, có sự bất cập trong trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ viên chức. Viên chức có trình độ nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ thường yếu kém về trình độ ngoại ngữ, cũng như kỹ thuật, công nghệ. Và ngược lại, viên chức đào tạo chuyên ngành ngoại ngữ hay kỹ thuật, công nghệ không có chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ.

Mặt khác, trong quá trình làm việc, đội ngũ viên chức Trung tâm cũng bộc lộ những hạn chế: khả năng làm việc theo nhóm, tính sáng tạo, chuyên nghiệp trong quá trình lao động chưa cao; khả năng giao tiếp, năng lực giải quyết xung đột trong quá trình lao động còn yếu kém; tinh thần trách nhiệm trong công việc, ý thức tuân thủ kỷ luật lao động của một bộ phận viên chức chưa cao.

Những hạn chế, bật cập của đội ngũ viên chức Trung tâm bắt nguồn từ một số nguyên nhân sau:

– Hệ thống giáo dục (từ phổ thông đến nghiệp vụ) còn bộc lộ nhiều hạn chế. Hiện nay, cả nước có hơn 30 cơ sở đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ, từ trung cấp cho đến đại học và sau đại học. Tuy nhiên, dễ nhận thấy khung chương trình đào tạo của các cơ sở giáo dục mang nặng tính lý thuyết, thiếu thực hành và nghiêng về đào tạo nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Trong khi, vấn đề giáo dục kỹ năng cần thiết liên quan đến công việc, như kỹ năng giao tiếp, phối hợp làm việc nhóm, xử lý tình huống công việc,… còn bất cập. Đặc biệt, đào tạo các nội dung về khoa học kỹ thuật, công nghệ liên quan đến lĩnh vực văn thư – lưu trữ chưa tương xứng và tiềm cận với sự phát triển của khoa học công nghệ.

– Công tác quản lý, chính sách của nhà nước về phát triển nguồn nhân lực còn nhiều vấn đề bất cập. Nhất là những chính sách liên quan đến tiền lương, khen thưởng, bảo trợ xã hội,… chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu sinh hoạt và chưa tương xứng với sức lao động của viên chức. Do đó, chưa kích thích được khả năng làm việc, cũng như quá trình tự đào tạo nhằm theo kịp với sự phát triển khoa học công nghệ của đội ngũ viên chức.

– Quá trình hợp tác và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực phát triển nguồn nhân lực lưu trữ còn thiếu và chưa theo kịp quá trình hội nhập và phát triển của ngành lưu trữ, cũng như sự phát triển của khoa học công nghệ. Còn nhiều hạn chế trong việc tham gia của đội ngũ viên chức Trung tâm vào quá trình hợp tác, hội nhập quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ.

3. Yêu cầu và giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực lưu trữ

Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang cận kề, đặt ra một số yêu cầu đối với sự phát triển nguồn nhân lực lưu trữ:

Viên chức lưu trữ buộc phải “chuyển mình”, tự nâng cao trình độ, kỹ năng nhằm đáp ứng yêu cầu công việc và ngày càng tiềm cận với sự phát triển của khoa học công nghệ. Trước hết, viên chức cần phải đổi mới tư duy với phương châm “giỏi một nghề, biết nhiều nghề”, không trông chờ vào chính sách, nhìn nhận rõ và thẳng thắn trình độ, kỹ năng để không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ năng cứng và mềm,… để sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của công việc trong kỷ nguyên Công nghiệp 4.0.

Công tác phát triển nguồn nhân lực phải đảm bảo nguồn nhân lực có chất lượng, đặc biệt là đội ngũ chuyên gia, coi đó là khâu đột phá trong quá trình hiện đại hóa ngành lưu trữ; xây dựng chiến lược phát triển tổng thể, chú trọng phát triển chiều sâu và tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ, nhất là công nghệ thông tin; tăng cường khả năng hội nhập của nguồn nhân lực thông qua đào tạo đầy đủ và toàn diện nhằm nâng cao khả năng canh trạnh và tham gia của nguồn nhân lực vào quan hệ hợp tác quốc tế; tạo chuyển biến trong chính sách nhằm khuyến khích và thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao.

Từ những yêu cầu trên, đề xuất các nhóm giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực lưu trữ như sau:

– Nhóm giải pháp về chính sách quản lý nhà nước, gồm các nội dung:

1. Hoàn thiện bộ máy quản lý, đổi mới phương pháp quản lý, nâng cao năng lực, hiệu lực và hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý về phát triển nguồn nhân lực.
2. Đổi mới chính sách, cơ chế, công cụ quản lý và phát triển nguồn nhân lực, bao gồm các nội dung về môi trường làm việc, chính sách việc làm, thu nhập, bảo hiểm, bảo trợ xã hội, điều kiện sinh hoạt của viên chức, người lao động; xây dựng chính sách thu hút nhân lực chất lượng cao cho ngành lưu trữ.
3. Bảo đảm nguồn lực tài chính và phân bổ hợp lý cho phát triển nguồn nhân lực lưu trữ theo hướng tập trung đẩy mạnh thực hiện các chương trình, dự án đào tạo theo mục tiêu ưu tiên, phù hợp với thực tiễn phát triển của ngành, cũng như xu hướng phát triển của khoa học công nghệ. Trong đó, nhấn mạnh đến công tác “đào tạo lại” nhằm tập trung trang bị cho viên chức, người lao động hệ thống kỹ năng cứng và mềm, ngoại ngữ và khả năng ứng dụng công nghệ.
4. Gắn phát triển nguồn nhân lực với chiến lược phát triển của ngành lưu trữ để từ đó xây dựng, định hướng phát triển, cũng như phân bổ hợp lý nguồn nhân lực.

– Nhóm giải pháp về nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực lưu trữ: mục tiêu tập trung hướng tới đổi mới phương pháp, nội dung đào tạo; gắn đào tạo với thực tiễn ngành và xu thế phát triển của khoa học công nghệ; nâng cao chất lượng nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ; tạo môi trường khuyến khích viên chức, người lao động tự học, tự trang bị kỹ năng và nâng cao trình độ nghiệp vụ, đồng thời có chính sách trọng dụng, khai thác chất xám nhằm kích thích khả năng sáng tạo, nghiên cứu và ứng dụng công nghệ của viên chức, người lao động. Trong đó, công tác đào tạo nguồn nhân lực giữ vai trò then chốt, quyết định và phải đẩy mạnh đổi mới theo hướng tiếp nhận và ngày càng tiềm cận với khoa học công nghệ; tăng cường khả năng kết nối, chia sẻ giữa cơ sở đào tạo, cơ quan quản lý và đơn vị sử dụng; mở rộng, làm phong phú hình thức, mô hình đào tạo nhằm phù hợp với nhu cầu, trình độ và linh hoạt với điều kiện làm việc, sinh hoạt của viên chức, người lao động.

– Nhóm giải pháp về mở rộng hội nhập và quan hệ quốc tế, gồm các nội dung:

1. Nâng cao kỹ năng giao tiếp, khả năng ngoại ngữ của đội ngũ viên chức, đáp ứng được xu thế hội nhập quốc tế của ngành lưu trữ.
2. Tăng cường quan hệ hợp tác quốc tế về phát triển khoa học công nghệ trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ; tạo điều kiện cho đội ngũ viên chức tham gia giao lưu, học hỏi và trao đổi kinh nghiệm.
3. Đẩy mạnh ký kết hợp tác đào tạo nguồn nhân lực lưu trữ với các quốc gia tiên tiến trên thế giới.

Nhìn chung, trong xu thế phát triển của cách mạng công nghiệp lần thứ 4, ngành lưu trữ Việt Nam đứng trước cơ hội to lớn để “chuyển mình” đi lên hiện đại hóa. Để chuẩn bị cho quá trình ấy, ngành lưu trữ đồng thời phải giải quyết nhiều vấn đề, từ chính sách, cơ sở hạ tầng, giải pháp công nghệ cho đến nguồn lực của sự phát triển. Trong đó, nhân lực – yếu tố trung tâm, vừa là mục tiêu vừa là động lực của sự phát triển, có vai trò quyết định, cần được chú trọng đầu tư phát triển, nhất là nhân lực chất lượng cao. Giải pháp hướng tới là bắt tay ngay vào đổi mới đào tạo nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển ngành lưu trữ, cũng như tiềm cận xu thế phát triển của thời đại và đầu tư nghiên cứu cơ chế, chính sách nâng cao chất lượng nguồn nhân lực hiện có.

                                                                                                                                     Vũ Văn Tâm –  Trung tâm Lưu trữ quốc gia II