Thực hiện Quyết định số 238/QĐ-SNV ngày 14/12/2018 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ban hành Kế hoạch kiểm tra công tác VTLT năm 2019, vừa qua Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa đã tổ chức kiểm tra tại 11 cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ làm việc tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Khánh Hòa

          Đoàn kiểm tra do ông Nguyễn Văn Ba – Phó Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ làm Trưởng đoàn, cùng các thành viên là lãnh đạo, chuyên viên Phòng Nghiệp vụ của Chi cục. Nội dung kiểm tra tập trung vào 04 nội dung:

         Thứ nhất, việc thực hiện báo cáo thống kê theo các biểu mẫu quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ (qua hệ thống báo cáo thống kê trực tuyến).

         Thứ hai, việc chấm điểm Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo các biểu mẫu quy định tại Quyết định số 404/QĐ-UBND ngày 02/02/2018 của UBND tỉnh.

         Thứ ba, công tác lập hồ sơ và xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 30/01/2015 về việc đẩy mạnh công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử và Chỉ thị số 25/CT-UBND ngày 09/12/2016 của UBND tỉnh về việc chấn chỉnh tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

          Thứ tư, xem xét, phúc tra các nội dung đã được kiến nghị trong các đợt kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trước đó đối với các cơ quan, đơn vị đã được kiểm tra.

          Tại các cơ quan, đơn vị được kiểm tra, ông Nguyễn Văn Ba yêu cầu phải đánh giá đầy đủ việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo các nội dung trên, cả những kết quả nổi bật và hạn chế yếu kém khi triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ thời gian qua.

Kho Lưu trữ tài liệu tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Khánh Hòa

        Qua kiểm tra cho thấy công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đã có sự chuyển biến, đa số đều ban hành được Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, đã thực hiện đăng ký, quản lý văn bản đầy đủ trên hệ thống phần mềm EOffice hoặc phần mềm của ngành và đã lập hồ sơ công việc sơ bộ… Một số cơ quan như Bảo hiểm xã hội tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh đã chỉnh lý khoa học tài liệu và sắp xếp bảo quản có hệ thống tại kho lưu trữ.

        Tuy nhiên vẫn còn tình trạng công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị chưa biết ứng dụng Danh mục hồ sơ cơ quan vào trong công tác lập hồ sơ; chưa biết cách phân chia các nhóm hồ sơ trong từng lĩnh vực. Nguyên nhân chủ yếu là do công chức chưa được tập huấn chuyên sâu về công tác lập hồ sơ, nhân viên văn thư, lưu trữ là cán bộ không chuyên trách hoặc kiêm nhiệm nên việc hướng dẫn cho công chức chuyên môn về công tác lập hồ sơ còn hạn chế. Nhiều tài liệu kế toán đang tồn đọng với số lượng lớn và có nguy cơ hư hỏng cao tại Kho bạc Nhà nước tỉnh, Đài Phát thanh và Truyền hình Khánh Hòa do chưa bố trí được kinh phí chỉnh lý tài liệu.

Tài liệu tích đống tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Khánh Hòa

      Tiếp nhận ý kiến của Đoàn kiểm tra, lãnh đạo 11 cơ quan, đơn vị đều khẳng định mỗi lần được kiểm tra là một lần tự đánh giá, tự rà soát kết quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của mình để việc thực hiện ngày một tốt hơn và nghiêm túc tiếp thu các ý kiến của Đoàn kiểm tra và hứa sẽ cố gắng khắc phục những hạn chế, khuyết điểm trong thời gian sớm nhất.

     Công tác kiểm tra đã kết thúc vào ngày 11/4/2019 và theo kế hoạch trong tháng 5 năm 2019 sẽ báo cáo Sở Nội vụ để có Thông báo kết luận kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đợt 1 năm 2019./.