Thực hiện Quyết định số 450/QĐ-SNV ngày 14/12/2016 của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa về việc ban hành Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và khảo sát tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử năm 2017 và Thông báo số 40/TB-VTLT ngày 14/3/2017 về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đợt 1 năm 2017. Từ  ngày 11/4/2017 đến ngày 20/4/2017 Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Đợt 1 năm 2017 tại 08 cơ quan, đơn vị  bao gồm: Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân thị xã Ninh Hòa; Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân huyện Cam Lâm; Kho bạc Nhà nước; Phòng Thống kê thành phố Cam Ranh; Bảo hiểm Xã hội, Kho bạc Nhà nước huyện Vạn Ninh, đây là các cơ quan ngành dọc mới thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

         Đoàn kiểm tra gồm: ông Nguyễn Văn Ba - Phó Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ được ông Lưu Ngọc Phi - Phó Giám đốc Sở Nội vụ ủy quyền làm Trưởng đoàn, Lãnh đạo, chuyên viên Phòng Nghiệp vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ là thành viên, và tại các địa phương có sự tham dự của đại diện Phòng Nội vụ cấp huyện. 

Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Kiểm sát nhân dân thị xã Ninh Hòa

Đoàn làm việc tại Kho bạc Nhà nước Cam Ranh

         Công tác kiểm tra tập trung vào các nội dung theo kế hoạch kiểm tra công tác VTLT năm 2017 của Sở Nội vụ, đồng thời  hướng dẫn những nội dung cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị. Qua kiểm tra cho thấy: Đa số các đơn vị được kiểm tra đều quan tâm tới công tác VTLT, bố trí được người làm công tác VTLT kiêm nhiện, tuy nhiên do không được đào tạo đúng chuyên ngành và chưa được tham gia các lớp tập huấn về công tác VTLT của cơ quan quản lý cấp trên cũng như tại địa phương nên công tác VTLT còn nhiều hạn chế. 

Hồ sơ đã được chỉnh lý tại Kho bạc Nhà nước Vạn Ninh

Về công tác văn thư đã lập được các loại sổ đăng ký văn bản đi, đến; cơ bản đã soạn thảo văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV; mua sắm các trang thiết bị như hộp, cặp, giá để tài liệu bảo quản an toàn tài liệu. Tại Kho bạc Nhà nước Cam Ranh và Vạn Ninh đã được Kho bạc Nhà nước quan tâm chỉnh lý tài liệu từ năm 2012 trở về trước. Hầu hết hồ sơ chuyên môn (hồ sơ án của Tòa án, Viện Kiểm sát, hồ sơ bảo hiểm xã hội, chứng từ tại Kho bạc…) được lập và bảo quản tương đối tốt. Hầu hết đã bố trí được Kho lưu trữ riêng biệt bảo quản tốt tài liệu, riêng Viện Kiểm sát các huyện đã được Viện Kiểm sát tối cao quan tâm cấp giá di động để bảo quản tài liệu

Hồ sơ được lưu trữ tại Tòa án nhân dân huyện Cam Lâm

          Tuy nhiên, qua kiểm tra cũng phát hiện những hạn chế như: Một số cơ quan, đơn vị chưa ban ban hành được các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ cơ quan. Quy trình nhận và chuyển văn bản chưa đúng theo quy định, Văn thư lưu giữ toàn bộ bản chính văn bản đến vì vậy các cơ quan chưa thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ hành chính vào Lưu trữ cơ quan; bản lưu văn bản đi tại Văn thư một số cơ quan, đơn vị còn chưa đóng dấu.

Tài liệu được lưu trữ trong giá di động tại Viện Kiểm sát nhân dân huyện Cam Lâm

Nguy cơ tài liệu bị hư hại tại Kho bạc Nhà nước Cam Ranh

Một số tài liệu lưu trữ tại Kho tạm của Bảo hiểm xã hội huyện Vạn Ninh

            Với những tồn tại, hạn chế nêu trên, Đoàn Kiểm tra đã kiến nghị các cơ quan, đơn vị cần quan tâm hơn tới công tác VTLT đặc biệt là công tác tuyên truyền, tiếp cận các văn bản quy định về VTLT, Khắc phục các hạn chế, thiếu sót đã được Đoàn Kiểm tra kết luận tại buổi làm việc với từng cơ quan, đơn vị; đồng thời đề nghị các Phòng Nội vụ cấp huyện quan tâm, tạo điều kiện một số cơ quan, đơn vị ngành dọc trên địa bàn huyện tham dự tập huấn công tác VTLT hàng năm./.

Nguyễn Thị Thu Hòa