Tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử đã và đang trở thành thuật ngữ quen thuộc của những người làm công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ. Từ các góc độ nghiên cứu khác nhau, các học giả trên thế giới đã đưa ra những quan niệm khác nhau về tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử.

       Trong cuốn sách “Quản lý tài liệu điện tử và công tác lưu trữ” được xuất bản năm 1990 tại Mỹ, giáo sư luật học Henry H. Perritt. Jr, Trưởng Khoa Luật, trường Đại học Luật Chicago - Kent có quan niệm như sau: “Tài liệu điện tử là toàn bộ tài liệu do các cơ quan, tổ chức tạo ra dưới định dạng điện tử, chúng được xem như một hệ thống thông tin điện tử và được hỗ trợ bằng các phương tiện kỹ thuật điện tử” [1]. Tại thời điểm này, hầu như các cơ quan, tổ chức của Mỹ đã tạo lập ra những tài liệu điện tử. Quan niệm của Henry H. Perritt. Jr như một dấu hiệu nhắc nhở các cơ quan, tổ chức cần có ý thức lưu trữ những thông tin điện tử mà họ tạo ra. Đồng thời, trong cuốn sách này, Henry H. Perritt. Jr cũng nhấn mạnh mục đích của việc lưu trữ các loại thông tin điện tử như phục vụ mục đích quản lý, mục đích nghiên cứu lịch sử, làm chứng cứ và tăng thêm sự đầu tư của chính phủ đối với công tác lưu trữ.

       Tiếp nối quan niệm của Henry H. Perritt. Jr, tại Hội nghị Khoa học Quốc tế được tổ chức tại Mỹ năm 1997, David Bearman và Jennifer Trant, đại diện của Viện Lưu trữ và Bảo tàng Thông tin Mỹ, đồng thời là đại diện của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã trình bày báo cáo về việc quản lý tài liệu điện tử và đưa ra quan niệm: “Những bản ghi điện tử như là tài liệu lưu trữ nếu chúng đảm bảo các yếu tố như nội dung, ngữ cảnh và cấu trúc” [2]. Quan niệm này đã mở đầu cho những thảo luận liên quan đến một loại hình tài liệu mới. Những năm tiếp theo, quan niệm của David Bearman và Jennifer Trant đã giành nhiều lợi thế vì thực tế hoạt động của các cơ quan đã chứng minh vai trò và vị trí của những bản ghi điện tử. Quan niệm đó một lần nữa được khẳng định bằng sự ra đời của Ủy ban tài liệu điện tử và sách Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế. Trong sách Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, tài liệu điện tử được khái niệm như sau: “Tài liệu điện tử là tài liệu thích hợp cho sự điều khiển, truyền dẫn hoặc xử lý bằng máy tính” [3]. Có nghĩa là những tài liệu được tạo ra, gửi đi, nhận được, xử lý bằng máy tính được gọi là tài liệu điện tử. Tuy nhiên, những năm tiếp theo đó, ngoài máy tính, các phương tiện điện tử với các tên gọi khác cũng thích hợp cho sự điều khiển, truyền dẫn và xử lý tài liệu. Vì vậy, khái niệm này không còn phù hợp.

       Bước sang thế kỷ 20, các nhà nghiên cứu không tìm cách định nghĩa hay giải thích khái niệm “tài liệu điện tử” mà họ nghiễm nhiên thừa nhận các bản ghi điện tử như “tài liệu điện tử” và coi đó là một dạng tài liệu. Chính vì thế, năm 2011, tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 đưa ra khái niệm “tài liệu” với cách nhìn nhận và quan niệm mới mẻ như sau:

       “Tài liệu là thông tin được tạo ra, nhận được và duy trì như là các bằng chứng và thông tin được tạo ra bởi các cá nhân, tổ chức trong quá trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc trong giao dịch công việc” [4].

       Như vậy, tất cả các bản ghi thông tin ở dạng truyền thống hay dạng điện tử đều được gọi chung là tài liệu. Những bản ghi thông tin điện tử có thể được gọi là tài liệu điện tử.

       Dần dần, tại các nước phát triển, quan niệm tài liệu điện tử là một trong những loại hình tài liệu đã được khẳng định. Trong các văn bản pháp luật, người ta không định nghĩa hoặc khái niệm riêng đối với tài liệu điện tử. Đặc biệt, năm 2004, trong sách hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử của tiểu bang Minnesota của Mỹ, định nghĩa “tài liệu của chính phủ” hoặc có thể hiểu là “tài liệu công” đã nhấn mạnh sự hiện diện của tài liệu điện tử và vị trí của nó trong thời đại công nghệ thông tin: “Tài liệu của chính phủ bao gồm các thẻ, thư từ, đĩa, bản đồ, biên bản ghi nhớ, microfilms, giấy tờ, ảnh, bản ghi âm, các báo cáo, băng, bài viết, các ổ đĩa quang học, các dữ liệu khác, thông tin, tài liệu trên các vật liệu, bất kể tình trạng vật lý hoặc đặc điểm, phương tiện lưu trữ hoặc điều kiện sử dụng, do bất kỳ tổ chức, cá nhân làm việc trong các cơ quan nhà nước trung ương, địa phương hoặc các công ty công quyền khác, các thực thể chính trị trong tiểu bang theo luật tiểu bang tạo ra bất kể ở định dạng nào hoặc được sử dụng trong quá trình thực hiện bất kỳ một chức năng nào của Chính phủ” [5].

       Đồng thời, sách hướng dẫn cũng khẳng định, một tài liệu điện tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được hoặc được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Giống như tài liệu giấy, tài liệu điện tử đòi hỏi phải có chiến lược quản lý dài hạn. Cũng chính từ quan niệm của các tác giả sách hướng dẫn, trong điều lệ của tiều bang Minnesota, mục 305L.02 cũng đưa ra định nghĩa “Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi, truyền và nhận được hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử”. Đây cũng chính là khái niệm tài liệu điện tử được chấp thuận nhiều nhất ở Mỹ.

       Bên cạnh đó, trên cơ sở tham khảo kinh nghiệm của một số nước phát triển trên thế giới trong quá trình xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Malaysia, các chuyên gia đã đưa ra định nghĩa tài liệu điện tử như sau: “Tài liệu điện tử là những phiên bản trong máy tính của các tài liệu truyền thống được tạo ra và lưu trữ bởi các cơ quan, tổ chức” [6].  Bên cạnh đó, các chuyên gia cũng giải thích thêm nguồn của tài liệu điện tử trong máy tính từ ứng dụng các giao diện như Word, Excel và thư điện tử thuộc về các ứng dụng như hệ thống tài chính và hệ thống liên kết siêu dữ liệu. Tuy nhiên, với khái niệm này, các chuyên gia Malaysia đã thừa nhận sự tồn tại một phiên bản khác của tài liệu được lưu trữ ngoài máy tính và điều đó không hoàn toàn phù hợp với thực tế tình hình quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan, tổ chức hiện nay.

       Từ việc tổng quan các nghiên cứu trên thế giới nêu trên, nhóm nghiên cứu thực hiện đề tài khoa học cấp Bộ “Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử” năm 2010 [7] đã đưa ra định nghĩa tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử như sau:

       - “Tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử, được tạo ra, chuyển giao và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử hoặc trong môi trường điện tử”.

       Dưới góc độ pháp lý, dựa trên khái niệm văn bản điện tử, tài liệu điện tử có thể được định nghĩa như sau:

       - Theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, tài liệu điện tử là tài liệu được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu [8]. Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” [9]. Từ đó có thể dẫn đến định nghĩa: “Tài liệu điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử”. Cũng theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005, “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự”. Nói cách khác, tài liệu điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

       Theo đó, “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu điện tử, có giá trị ở các mức độ khác nhau về chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác được lựa chọn và lưu trữ trong môi trường điện tử”.

       2. Tài liệu số và tài liệu lưu trữ số

       Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc chuyển dịch từ công nghệ điện tử sang công nghệ số đã làm xuất hiện thuật ngữ “tài liệu số”. Xét từ khía cạnh công nghệ, tên gọi các loại tài liệu thể hiện công nghệ, thiết bị tạo ra nó. Tài liệu điện tử được tạo ra bằng công nghệ điện, thiết bị điện, điện tử, từ tính, quang học, kỹ thuật số hoặc công nghệ tương tự. Tài liệu điện tử đã xuất hiện từ nhiều năm trước, thể hiện dưới dạng tài liệu nghe nhìn, phim, ảnh, ghi âm và có cả tài liệu hành chính điện tử được truyền tài, lưu trữ và tra cứu trên các băng, đĩa, thiết bị lưu trữ, được hỗ trợ đọc, xem bằng máy tính.

       Tài liệu số là loại tài liệu điện tử mà thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiện số cùng với sự hỗ trợ của công nghệ, thiết bị số (kỹ thuật số) [10]. Khi công nghệ và thiết bị số thay thế công nghệ và thiết bị điện tử thì tài liệu số cũng được hình thành và thuật ngữ “tài liệu số”, “tài liệu lưu trữ số” đã và đang dần dần được sử dụng nhiều hơn thuật ngữ “tài liệu điện tử” và “tài liệu lưu trữ điện tử”. Xét về nội hàm khái niệm, tài liệu số là một loại tài liệu điện tử.

       Ở Việt Nam, khái niệm tài liệu điện tử, tài liệu số, tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số đang được sử dụng với nội hàm giống nhau và đều hướng tới loại hình tài liệu đã và đang hình thành trong cơ quan, tổ chức và được ký số, xác thực số. Nói cách khác, nói về tài liệu hành chính hoặc tài liệu chuyên ngành mà thông tin thể hiện dưới dạng ngôn ngữ, ký tự, hình ảnh thì giới lưu trữ và công nghệ thông tin tại Việt Nam sử dụng cả thuật ngữ tài liệu điện tử và tài liệu số với nghĩa tương đồng. Trong các nghiên cứu chính thức và văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ, thuật ngữ văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ điện tử đang được sử dụng bao hàm đối với đối tượng là cả tài liệu số, tài liệu lưu trữ số.

       * Trích kết quả Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Cơ sở khoa học xác định một số yêu cầu kỹ thuật của Kho Lưu trữ số”, Bộ Nội vụ, 2022.

     TS.Nguyễn Thị Chinh (Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử)