Thực hiện Quyết định số 450/QĐ-SNV ngày 14/12/2016 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ban hành kế hoạch kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ và khảo sát tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử năm 2017, từ ngày 08/8/2017 đến ngày 18/8/2017, Đoàn kiểm tra chéo công tác văn thư lưu trữ đợt 2 năm 2017 đã tổ chức kiểm tra 08 phòng chuyên môn và 08 xã, phường của các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ làm việc tại UBND xã Sơn Hiệp, huyện Khánh Sơn

         Đoàn kiểm tra gồm ông Nguyễn Văn Ba – Phó Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ được ông Lưu Ngọc Phi – Phó Giám đốc Sở Nội vụ ủy quyền làm Trưởng đoàn, cùng các thành viên là lãnh đạo, chuyên viên Phòng Nghiệp vụ của Chi cục và Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố trong nhóm kiểm tra chéo.

Ông Nguyễn Hải Đăng – Chủ tịch Phường Cam Phú, tp Cam Ranh báo cáo tình hình
công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 tại địa phương

        Nội dung kiểm tra tập trung vào 05 nhiệm vụ thường xuyên và 04 nhiệm vụ trọng tâm trong Phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 tại Công văn số 10193/UBND ngày 19/12/2016 của UBND tỉnh Khánh Hòa, trong đó tập trung chuyên sâu vào kiểm tra, hướng dẫn công tác thống kê, sắp xếp tài liệu tồn đọng, tích đống; việc lưu trữ và trao đổi văn bản trên môi trường mạng; công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan theo Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 30/01/2015 của UBND tỉnh.

Ông Nguyễn Văn Ba – Phó Chi Cục trưởng Chi cục VTLT kiểm tra thể thức văn bản tại xã
Yang Ly, huyện Khánh Vĩnh và công tác quản lý, sắp xếp tài liệu tại Kho Lưu trữ
 Phòng Tài nguyên và Môi trường, huyện Cam Lâm

          Qua kiểm tra cho thấy nhiều cơ quan, đơn vị đã có sự quan tâm, chuyển biến  tích cực trong công tác văn thư, lưu trữ như: ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; một số hồ sơ hành chính năm 2016 - 2017 đã được lập hồ sơ sơ bộ; thực hiện quản lý văn bản đi, đến trên hệ thống Eoffice; đã bố trí được kho lưu trữ hồ sơ và thu thập một số hồ sơ, tài liệu năm 2016 vào lưu trữ cơ quan.

         Tuy nhiên, đa số cơ quan, đơn vị vẫn còn mắc một số lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; hồ sơ tài liệu từ năm 2015 trở về trước vẫn còn tích đống có nguy cơ hư hại, thất thoát tài liệu; công chức chưa biết ứng dụng Danh mục hồ sơ cơ quan vào trong công tác lập hồ sơ; diện tích kho lưu trữ chưa đảm bảo yêu cầu nên không thể thu thập toàn bộ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Đặc biệt, việc lưu trữ văn bản điện tử còn nhiều khó khăn, chưa thực hiện được. Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu nhân sự, thiếu kinh phí, cơ sở vật chất còn hạn chế; nhân viên văn thư, lưu trữ là cán bộ không chuyên trách hoặc kiêm nhiệm nên không yên tâm công tác và không tập trung nghiên cứu sâu về văn thư, lưu trữ; cán bộ, công chức chưa thực hiện đủ trách nhiệm trong việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu; việc lưu trữ văn bản điện tử chưa có quy định, hướng dẫn cụ thể.

         Kết quả cuộc kiểm tra chéo đã giúp cho Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố học tập được nhiều kinh nghiệm về quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương bạn, từ đó hoàn thiện tốt hơn và áp dụng vào công tác quản lý tại địa phương mình./.

Trần Thị Hồng Vân